Ist Digitalisierung ein einmaliges Projekt mit definiertem Ziel und Ende?

Viele Unternehmen behandeln Digitalisierung wie ein klassisches Projekt: Kick-off, Budget, Maßnahmenplan – und dann soll das Thema „fertig“ sein. Gerade in KMU, produzierenden Unternehmen, Stadtwerken und Kommunen führt dieses Denken in eine gefährliche Illusion: Man investiert einmal, erklärt das Projekt für abgeschlossen – und stellt zwei Jahre später fest, dass Markt, Kunden und Technologien längst weiter sind.

Digitale Transformation funktioniert aber anders. Sie ist kein Sanierungsprojekt, das man einmal durchzieht, sondern ein laufender Entwicklungsprozess. In diesem Artikel räumen wir mit dem Projekt-Mythos auf und beantworten die häufigsten Fragen, die Entscheider dazu bei Google stellen.

Was ist Digitalisierung – einfach erklärt?

Digitalisierung bedeutet zunächst, analoge Informationen und Prozesse in digitale Form zu überführen und sie so zu gestalten, dass sie von Menschen und Systemen effizient genutzt werden können. Dazu gehört nicht nur das Scannen von Dokumenten oder der Einsatz neuer Software, sondern vor allem die Neugestaltung von Abläufen, Zusammenarbeit und Entscheidungen.

Kurz gesagt:

Digitalisierung heißt, Arbeit, Informationen und Wertschöpfung so zu organisieren, dass sie digital unterstützt, messbar und veränderbar werden.

Erst wenn Prozesse nachvollziehbar, Daten verfügbar und Medienbrüche reduziert sind, entsteht die Grundlage für Automatisierung, KI und neue Geschäftsmodelle.

Was fällt unter Digitalisierung?

Unter Digitalisierung fällt alles, was analoge, fragmentierte oder manuelle Arbeitsweisen in integrierte, digitale Abläufe überführt. Typische Beispiele in KMU, Stadtwerken und Kommunen sind:

• durchgängige End-to-End-Prozesse statt Excel- und Papierinseln

• vernetzte Systeme (ERP, CRM, DMS, Fachverfahren) statt eigenständiger Lösungen

• digitale Workflows für Freigaben, Service, Instandhaltung, Bürgeranliegen

• Transparenz über Daten: vom Maschinenstatus bis zu Service- und Durchlaufzeiten

Der entscheidende Punkt: Digitalisierung ist nicht die Einführung einzelner Tools, sondern das Zusammenspiel von Prozessen, Daten, Systemen und Menschen. Genau dieses Zusammenspiel macht deutlich, warum es kein einmaliger Akt sein kann.

Was ist das Ziel der Digitalisierung?

Das Ziel der Digitalisierung ist nicht „alles digital“, sondern besseres Arbeiten und bessere Entscheidungen.

Für Entscheider heißt das konkret:

• Effizienz: weniger Reibungsverluste, weniger Medienbrüche, weniger manuelle Nacharbeit

• Qualität: weniger Fehler, bessere Nachvollziehbarkeit, stabilere Prozesse

• Wertschöpfung: neue Services, schnellere Reaktionszeiten, bessere Kundenerlebnisse

• Steuerungsfähigkeit: Zahlen, auf deren Basis sich Entscheidungen treffen lassen

Digitalisierung ist damit kein Selbstzweck.

Ihr Ziel ist es, Organisationen anpassungsfähig, transparent und skalierbar zu machen – in einem Umfeld, das sich permanent verändert.

Und genau weil sich dieses Umfeld permanent verändert, kann Digitalisierung kein Einmal-Projekt sein.

Welche Ziele verfolgt eine Digitalisierungsstrategie?

Eine Digitalisierungsstrategie beantwortet nicht die Frage, welche Tools eingeführt werden, sondern wofür Digitalisierung eingesetzt wird. Typische Ziele in einer guten Strategie sind:

• Klarheit über Prioritäten: Welche Prozesse, Bereiche oder Standorte haben den größten Hebel?

• Ausrichtung auf Unternehmensziele: Digitalisierung zahlt auf Umsatz, Effizienz, Sicherheit oder Servicequalität ein – nicht auf „Technik um der Technik willen“.

• Roadmap statt Wunschliste: In welcher Reihenfolge werden Themen angegangen, mit welchen Ressourcen und Erwartungswerten?

• Rollen & Verantwortlichkeiten: Wer entscheidet, wer treibt, wer nutzt? (Und: Was ist Aufgabe der IT, was ist Aufgabe der Fachbereiche?)

Eine Digitalisierungsstrategie ist damit kein Lastenheft für ein Projekt, sondern ein Leitplanken-Set für einen laufenden Veränderungsprozess. Sie muss regelmäßig überprüft, geschärft und an neue Rahmenbedingungen angepasst werden.

Warum scheitert Digitalisierung, wenn man sie als einmaliges Projekt denkt?

Wer Digitalisierung wie ein Bauprojekt behandelt – planen, bauen, abnehmen, fertig – läuft in mehrere Fallen:

1. Technik wird wichtiger als Wirkung.
   Man konzentriert sich auf Softwareeinführung und Schnittstellen, nicht auf Prozessveränderung, Kultur und Verantwortlichkeiten.

2. Nach Projektende fehlt die Weiterentwicklung.
   Nach dem Go-live geht das Projektteam auseinander, Budgets laufen aus, und niemand ist mehr zuständig für Optimierung, Datenqualität und neue Anforderungen.

3. Die Organisation bleibt im alten Denken.
   Mitarbeitende erleben Digitalisierung als „IT-Aktion“, nicht als Teil ihrer täglichen Arbeit. Widerstände bleiben, Potenziale bleiben liegen.

4. Markt und Regulierung ziehen weiter.
   Während man intern noch stolz auf das abgeschlossene Projekt ist, haben Kunden, Bürger und Partner längst andere Erwartungen an digitale Services.

Digitalisierung als einmaliges Projekt zu betrachten, ist deshalb ein organisatorisches Risiko – insbesondere in Branchen, die stark reguliert sind oder hohe Investitionszyklen haben (Produktion, Energie, kommunale Infrastruktur).

Wie sieht ein realistisches Verständnis von Digitalisierung aus?

Ein realistischer Blick auf Digitalisierung erkennt:

Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit klaren Etappen – aber ohne finales „Ende“.

Pragmatisch bedeutet das:

• Ja, es gibt Projekte (z. B. Einführung eines neuen ERP-Systems).

• Aber um diese Projekte herum braucht es eine dauerhafte digitale Weiterentwicklung: Governance, Kennzahlen, Verantwortlichkeiten, Lernschleifen.

• Digitalisierung wird Teil der Unternehmensführung, nicht nur ein Thema der IT.

Entscheider, die so denken, stellen andere Fragen:
Wie stellen wir sicher, dass wir in 3–5 Jahren digital besser dastehen als heute? statt Wann sind wir endlich fertig mit Digitalisierung?

Was heißt das konkret für KMU, Stadtwerke und Kommunen?

Gerade in diesen Organisationen sind Ressourcen knapp, Tagesgeschäft dominiert und Veränderungsprojekte stoßen schnell an Grenzen. Umso wichtiger ist ein Ansatz, der:

• Digitalisierung auf wenige, wirkungsstarke Schwerpunkte fokussiert,

• laufend prüft, was noch trägt und was angepasst werden muss,

• Fachbereiche aktiv einbindet, statt alles auf die IT zu schieben,

• Daten und Kennzahlen nutzt, um Fortschritte sichtbar zu machen.

Hier setzen Beratungsansätze wie von Impecto Consulting an:
Mit einer Digitalstrategie, einer Prozess- und Systemanalyse und einer klaren Roadmap wird Digitalisierung vom einmaligen Projekt zur geführten, messbaren Entwicklung – ohne die Organisation zu überfordern.

Fazit: Digitalisierung hat Meilensteine, aber kein Enddatum

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt mit sauberem Enddatum, sondern eine unternehmerische Daueraufgabe. Es gibt Projekte, Releases, Meilensteine – aber kein „Jetzt sind wir digital, Thema erledigt“.

Für Entscheider bedeutet das:

• Weg vom Projektdenken, hin zum kontinuierlichen Gestalten.

• Weg von Tool-Einführungen, hin zu Prozess-, Daten- und Kulturarbeit.

• Weg von einmaligen Investitionswellen, hin zu planbaren, iterativen Schritten.

Wer Digitalisierung so versteht, schafft Strukturen, die nicht nur heute funktionieren, sondern auch morgen noch anpassungsfähig sind – und öffnet damit den Raum für Themen wie Automatisierung und KI, ohne sich in Scheinprojekten zu verlieren.